Software ist nicht gleich Software – und schon gar nicht, wenn es um Ihre Branche geht. Denn um die richtige digitale Lösung für Ihren Betrieb auszuwählen, sollten Sie unbedingt einige Kriterien beachten, bevor Sie sich für ein System entscheiden und in Ihrem Unternehmen einführen. Welche das sind, haben wir für Sie hier zusammengestellt.
1. Eine Software, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist
Tagtäglich viele Aufträge oder auch eine große Zahl von Wartungsterminen? Sie selbst wissen am besten, wo die Herausforderungen in Ihrem Arbeitsalltag liegen. Schauen Sie bei der Wahl Ihrer neuen Software hier ganz genau hin. Kann die digitale Lösung die wichtigen Prozesse in Ihrem Betrieb abbilden? Um dies herauszufinden, sollten Sie zunächst selbst Ihre Abläufe genau analysieren. Dabei können Ihnen folgende Fragen helfen:
Welche Kernprozesse finden im Arbeitsalltag statt (z.B. Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Termine vereinbaren usw.)? Nehmen Sie sich die Zeit diese einmal im Detail aufzuschreiben und zu analysieren.
Im nächsten Schritt: Welche dieser Prozesse sind für den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend? Es gibt Arbeitsabläufe die nur wenig Einfluss auf Ihren Umsatz und Ihren Erfolg haben andere diese sollten Sie von den wirklich wichtigen Prozessen trenne. Konzentrieren Sie sich daher auf die Abläufe, die wahre „Zeitfresser“ sind.
Und zu guter Letzt: Welche Funktionen sollte die neue Software haben, damit genau diese wichtigen Prozesse optimieren können?
Wenn Sie diese drei Punkte sorgfältig durchdacht und herausgearbeitet haben, fällt es Ihnen leichter, das Angebot eines Software-Anbieters mit den für Sie wichtigen Funktionen abzugleichen.
2. Mobiles Arbeiten von unterwegs
Ihr täglicher Arbeitseinsatz findet zu einem großen Teil draußen statt, beim Kunden vor Ort. Daher achten Sie unbedingt auf eine Software, die Ihnen die Möglichkeit bietet, auch von unterwegs flexibel zu arbeiten – mit einer mobilen Lösung für Smartphones und Tablets. Hier sollten die zur Verfügung stehenden Funktionen auf Ihre Tätigkeit im Außendienst zugeschnitten sein, beispielsweise beim Erstellen von Berichten vor Ort oder dem
digitalen Unterzeichnen von Dokumenten. Achten Sie auch darauf, dass sich alle Daten, die im Außendienst gesichert wurden, automatisch ins Büro hochladen und synchronisiert werden. Das erleichtert ihre Abläufe und verhindert lästiges Nacharbeiten.
3. Cloud-Lösung oder Lokale Installation
Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, klären Sie zunächst, wie Sie die Software installieren möchten. Lokal auf Ihrer Hardware im Büro oder über eine Cloud-Lösung? Hier hat die Cloud-Variante zahlreiche Vorteile. Zum einen ist Sie die deutlich kostengünstigere Lösung im Vergleich zum lokalen Server aber auch die einfache Umsetzung, die volle Flexibilität und der wartungsarme Einsatz sprechen für eine Cloud. Idealerweise bietet der Anbieter Ihrer neuen Software das Hosten der Datenbankserver für ihre Cloud-Kunden mit an. Das bedeutet, hierfür muss kein externer IT-Dienstleister hinzugezogen werden.
4. Wartung, Support und Branchenexpertise
Versichern Sie sich, dass der Anbieter Ihrer neuen Software über einen technischen Kundendienst verfügt, der per E-Mail oder telefonisch gut erreichbar ist. Generell sollte es feste Ansprechpartner geben, die idealerweise Erfahrung mit Ihrer Branche vorweisen können. Tipp: Entscheiden Sie sich unbedingt für eine Software im Mietmodell, anstatt ein System einmalig zu kaufen. Hier profitieren Sie davon, dass Ihr Anbieter die Software immer aktuell hält und sich um die Wartung und Updates kümmert. Bei einer gekauften Software laufen Sie Gefahr, mit der Zeit mit einer veralteten Version zu arbeiten.
5. Erfahrungsberichte und Referenzen
Nehmen Sie sich die Zeit, die Website des Anbieters oder auch das Internet nach Erfahrungsberichten anderer Nutzer zu durchforsten. Dort bekommen Sie einen guten Eindruck davon, wie andere mit der Einführung und der Nutzung der Software zufrieden sind. Generell lohnt sich ein Blick auf die Referenzen-Seite des Anbieters. Sind dort schon viele andere Kunden aus Ihrer Branche vertreten? Dann spricht einiges dafür, dass auch Sie hier einen verlässlichen Partner gefunden haben.
Haben Sie Interesse, uns kennenzulernen? Wir haben unsere Softwarelösung Project-Center auf Unternehmen zugeschnitten, die technische Dienstleistungen rund um Gebäude anbieten. Wir sind Experte für folgende Branchen:
Informationen rund um Project-Center und unser Unternehmen finden Sie auf www.acadoro.de
Comments